Nowe zasady dokumentacji księgowej w podatku PIT od 2026 r. – co musi wiedzieć przedsiębiorca?

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie ważne zmiany w prowadzeniu dokumentacji księgowej przez przedsiębiorców rozliczających się podatkiem PIT. Zmiany te mają duże znaczenie dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą i wiążą się z nowym podejściem do księgowości – bardziej elektronicznym, ustrukturyzowanym i zautomatyzowanym.

Dlaczego te zmiany?

Ministerstwo Finansów chce uspójnić i unowocześnić dokumentację podatkową w Polsce, co ma m.in. ułatwić pracę urzędów skarbowych i ograniczyć błędy w rozliczeniach. Nowe zasady mają też zwiększyć cyfryzację i usprawnić raportowanie danych podatkowych.

Najważniejsze zmiany od 2026 r.

1. Pełna dokumentacja księgowa tylko w formie elektronicznej

Od 2026 r. przedsiębiorcy, którzy co miesiąc przekazują ewidencję JPK_V7M, będą zobowiązani do prowadzenia dokumentacji księgowej wyłącznie przy użyciu programów komputerowych. To oznacza kres tradycyjnych papierowych ksiąg czy plików Excel w tej części ewidencji podatkowej.

2. Co trzeba prowadzić elektronicznie?

Przedsiębiorcy będą musieli prowadzić i przesyłać w formacie elektronicznym:

• Księgi rachunkowe – w formacie JPK_KR_PD wraz z ewidencją środków trwałych JPK_ST_KR;
• Podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) – format JPK_PKPIR i ewidencja środków trwałych JPK_ST;
• Ewidencję przychodów (ryczałt) – format JPK_EWP i wykaz środków trwałych JPK_ST. 

Nowe formaty strukturalne danych (np. JPK_PKPIR, JPK_EWP itd.) zostały opublikowane przez Ministerstwo Finansów i będą obowiązkowe do przesyłania.

3. Pierwsze przekazanie danych

Chociaż prowadzenie ksiąg w programach komputerowych zaczyna się w 2026 r., przekazywanie ksiąg w formacie ustrukturyzowanym będzie wymagane dopiero od 2027 r. – czyli dane te trafią do urzędu skarbowego dopiero rok później.

4. Interaktywne formularze od MF

Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne interaktywne formularze, które są już dostępne od grudnia 2025 r. za pośrednictwem systemu podatki.gov.pl. Formularze te ułatwią:

• wpisywanie danych do PKPiR i ewidencji przychodów;
• przesyłanie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych.

To rozwiązanie ma pomóc przedsiębiorcom, szczególnie tym, którzy nie korzystają z drogich programów księgowych.

5. Broszury i instrukcje

MF opublikowało broszury wyjaśniające poszczególne struktury logiczne JPK – z opisami poszczególnych elementów danych. Dzięki temu przedsiębiorcy i księgowi mają lepsze narzędzia do przygotowania się do zmian.

Co to oznacza dla Ciebie – praktyczne wskazówki

Przejdź na program księgowy, który generuje ustrukturyzowane pliki JPK – jeśli jeszcze tego nie robisz. 

Przygotuj się na elektroniczne przekazywanie danych – rok 2027 będzie pierwszym momentem, w którym urząd skarbowy będzie odbierał Twoje księgi podatkowe w formacie JPK. 

Skorzystaj z bezpłatnych formularzy MF, jeśli nie posiadasz oprogramowania księgowego. 

Zrozum nowe struktury JPK – warto zapoznać się z broszurami udostępnionymi przez MF, by uniknąć błędów przy wysyłaniu danych.