KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur w 2025 roku

Nowy rok to kolejne zmiany w polskim systemie podatkowym. Jedną z najważniejszych i najbardziej rewolucyjnych jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – obowiązkowego sposobu wystawiania i odbierania faktur przez przedsiębiorców.
Od 1 lutego 2026 roku (a dla najmniejszych firm od 1 kwietnia 2026 r.) faktury w tradycyjnej formie PDF lub papierowej odejdą w przeszłość.

Co to oznacza w praktyce? Jak przygotować się do KSeF? I dlaczego ta zmiana jest tak ważna?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w sposób całkowicie elektroniczny.
W systemie nie ma już klasycznych plików PDF – zamiast tego faktura przyjmuje ustrukturyzowany format XML, zgodny z urzędowym wzorem.

Każda faktura po wysłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny, a jej data wystawienia to moment przesłania jej do systemu. Nie trzeba więc już wysyłać dokumentu kontrahentowi – odbiorca sam może pobrać ją z systemu.

Dlaczego wprowadzono KSeF?

Celem wprowadzenia KSeF jest:

• uszczelnienie systemu podatkowego,
• eliminacja fałszywych faktur,
• automatyzacja rozliczeń VAT,
• oraz ułatwienie życia przedsiębiorcom i księgowym.

To kolejny krok w cyfryzacji polskiej administracji – po e-PIT, e-Urząd Skarbowy i JPK.

Kogo dotyczy KSeF?

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla:

• wszystkich podatników VAT (czynnych i zwolnionych),
• przedsiębiorców posiadających działalność w Polsce,
• podmiotów zagranicznych mających tu stałe miejsce prowadzenia działalności,
• instytucji publicznych wystawiających lub otrzymujących faktury.

Do końca czerwca 2025 roku system jest dobrowolny – można z niego korzystać, by przyzwyczaić się do nowego sposobu fakturowania.

Jakie są korzyści z KSeF?

-Bezpieczeństwo danych – wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do urzędowego systemu.
-Szybszy zwrot VAT – podatnicy korzystający z KSeF mogą otrzymać zwrot w 40 dni (zamiast 60).
- Automatyzacja księgowości – dane z faktur można automatycznie importować do systemów księgowych.
- Brak konieczności przechowywania dokumentów – KSeF robi to za Ciebie.
- Mniej błędów – system weryfikuje dane i format faktury.
-Oszczędność czasu i kosztów – koniec z drukowaniem i wysyłką.

Co grozi za brak korzystania z KSeF?

Po wejściu w życie obowiązku, faktury wystawione poza KSeF nie będą uznawane za prawidłowe.
Dodatkowo, Ministerstwo Finansów przewiduje kary finansowe za nieprzestrzeganie przepisów – nawet do 100% wartości VAT z błędnej faktury lub 18,7% jej wartości brutto w przypadku faktur bez VAT.

KSeF a małe firmy

Dla mikroprzedsiębiorców i firm zwolnionych z VAT obowiązek korzystania z KSeF został przesunięty do 1 stycznia 2026 roku.
To dobra wiadomość – daje to dodatkowe pół roku na przygotowanie się, przetestowanie systemu i wdrożenie zmian w oprogramowaniu.

Zobacz również